مقدمه

 

شرکت در همایش‌ها ضرورتی است که هر نهاد علمی و پژوهشی برای روزآمدی، اطلاع‌رسانی و تقویت بنیه علمی خود گریزی از آن ندارد. همچنین به منظور گسترش فعالیت‌ها، مبادلات علمی با مراکز علمی، ارتقای سطح پژوهشی و نیز دستیابی به آخرین دستاوردهای علمی، شرکت پژوهش‌گران مستعد در همایش‌های داخل و خارج از کشور ضروری است. این آیین‌نامه نحوه و شرایط شرکت در همایش‌های خارج کشور را در مؤسسه آموزشی و پژوهشی امام خمینی(ره) (که از این پس مؤسسه نامیده می‌شود) مشخص می‌کند.
ماده یک: مراد از همایش، هرگونه گردهمایی علمی پژوهشی است که از سوی یک نهاد رسمی معتبر برگزار شود.
ماده دو: اهداف شرکت در همایش‌های خارج کشور عبارتند از:
1. ارتقای سطح علمی اعضای هیئت علمی و پژوهش‌گران؛
2. آگاهی از یافته‌های جدید در حوزه علوم انسانی و اسلامی؛
3. معرفی توان‌مندی‌ها و انعکاس دستاوردهای پژوهشی مؤسسه به دانشگاه‌ها و مراکز علمی خارج کشور؛
4. آشنایی و تعامل با پژوهش‌گران و اساتید خارج کشور؛
5. بسترسازی جهت تعامل بیشتر مؤسسه با مراکز علمی در خارج کشور.
ماده سه: شرایط همایش
1. داشتن کمیته علمی؛
2. مورد تأیید بودن سطح و اعتبار علمی؛
3. هماهنگی با سیاست‌های کلی مؤسسه.

شرایط شرکت در همایش
ماده چهار: شرایط متقاضی شرکت در همایش عبارت است از:
1. عضو هیئت علمی مؤسسه باشد؛
تبصره: دانش‌پژوهان دکتری و پژوهش‌گران مؤسسه، در موارد خاص با صلاح‌دید گروه و معاونت پژوهش می‌توانند در همایش خارج کشور شرکت کنند.
2. صلاحیت متقاضی برای شرکت در همایش به تأیید گروه مربوط برسد.
3. رشته تحصیلی متقاضی با موضوع همایش مناسبت داشته باشد.
4. گواهی پذیرش مقاله (از سوی دبیرخانه همایش مربوط) که در آن نام متقاضی، عنوان مقاله و مؤسسه آموزشی و پژوهشی امام خمینی(ره) به‌صراحت مشخص شده باشد، به مدیریت امور بین‌الملل ارائه شود.
5. شرکت متقاضی در همایش به تعهدات وی در مؤسسه خدشه‌ای وارد نکنند.
6. متقاضی با زبان همایش آشنایی کافی داشته باشد.
ماده پنج: احراز نهایی شرایط همایش و شرکت‌کننده، بر عهده معاونت پژوهش است.
ماده شش: مقاله جهت ارائه به همایش باید از شرایط ذیل برخوردار باشد:
1. مقاله ارائه شده باید بر اساس شرایط نگارش مقالات علمی ـ پژوهشی بوده باشد؛
2. مقاله پیش از این در هیچ‌یک از همایش‌ها و یا نشریات علمی ارائه نشده باشد؛
3. محتوای مقاله باید به تأئید گروه مربوط برسد.
4. نام مؤسسه آموزشی و پژوهشی امام خمینی(ره) باید در مقاله ارائه‌شده یا منتشرشده ذکر شود.
5. تقاضای شرکت در همایش خارج از کشور نهایتاً باید به تصویب هیئت رئیسه مؤسسه برسد.
اولویت‌ها و دفعات شرکت در همایش‌ها
ماده هفت: ملاک‌های اولویت به شرح ذیل است:
متقاضی شرکت:
1. در مؤسسه طرح پژوهشی فعال داشته باشد؛
2. قبلاً از این فرصت استفاده نکرده باشد؛
3. امتیاز بیشتری در فعالیت‌های علمی و پژوهشی کسب کرده باشد؛
4. ارائه مقاله‌اش به صورت سخنرانی باشد.
تبصره: تعیین اولویت نهایی به عهده معاونت پژوهش است.
ماده هشت: دفعات شرکت در همایش خارج از کشور به شرح ذیل است:
هر یک از اعضای هیئت علمی حداکثر دو بار در سال می‌توانند در همایش‌های خارج از کشور شرکت کنند و پژوهش‌گران و دانش‌پژوهان واجد شرایط فقط سالی یک‌بار؛
تبصره: شرکت بیش از این، در موارد خاص با تأیید هیئت رئیسه بلامانع است.

امتیازات و تسهیلات
ماده نه: پرداخت هرگونه وجهی و ارائه هرگونه تسهیلاتی طبق توافق طرفین (شرکت‌کننده و مؤسسه) خواهد بود.
ماده ده: شرکت‌کننده موظف است گزارش علمی همایش و نیز ترجمه فارسی مقاله را حداکثر تا یک ماه بعد از برگزاری همایش به معاونت پژوهش ارائه کند.
ماده یازده: مدارک مورد نیاز:
أ. مدارک لازم قبل از شرکت در همایش:
1. تکمیل فرم درخواست شرکت در همایش؛
2. تصویر کامل اطلاعات، مستندات و فراخوان همایش؛
3. چکیده و نیز مقاله کامل به زبان رسمی همایش؛
4. برآورد هزینه‌ها (میزان حق ثبت نام قید شده در فراخوان، هزینه بلیط رفت و برگشت، اقامت و ویزا)؛
5. اصل پذیرش به نام فرد و مقاله؛
6. تأییدیه گروه و معاونت پژوهش.
تبصره: مهلت تسلیم مدارک مذکور، حداقل یک ماه پیش از برگزاری همایش است.

ب. مدارک لازم پس از شرکت در همایش:
1. فرم تکمیل شده گزارش سفر؛
2. اصل اسناد سفر شامل: لاشه بلیط؛ برگه‌های پرداخت مربوط به ارز اقامت، حق ثبت‌نام، عوارض خروج از کشور و...؛
3. تصویر خلاصه مقاله چاپ شده در کتاب مجموعه مقالات همایش (در صورت انتشار)؛
4. در صورت پذیرش چاپ اصل مقاله در مجلات معتبر خارجی، نامه پذیرش چاپ و تصویر مقاله چاپ شده در مجله؛
5. تصویر گذرنامه(صفحات مربوط به مهر خروج از کشور مبدأ و ورود به کشور مقصد).
تبصره: مهلت تسلیم مدارک فوق، حداکثر یک ماه پس از برگزاری همایش است.

این آیین‌نامه با 11 ماده و 5 تبصره در تاریخ 16/ 6/ 1388 به تصویب هیئت رئیسه مؤسسه رسید و از همین تاریخ لازم‌الاجرا است.