مقدمه
با توجه به گوناگونی زمینه‌های علمی، جنبش نرم‌افزاری و نیاز روزافزون به تولید اندیشه‌های نو در زمینه علوم انسانی با روی‌کرد اسلامی و همچنین به منظور تعامل علمی و تبادل تجربیات با مراکز علمی، ارتقای سطح پژوهشی و نیز دستیابی به آخرین دستاوردهای علمی، برگزاری همایش‌ها امری ضروری است. این آیین‌نامه چگونگی و شرایط برگزاری همایش‌های علمی (با فراخوان و بدون فراخوان) را مشخص می‌کند.
بخش اول: کلیات
ماده یک: مراد از همایش هرگونه گردهمایی علمی ـ پژوهشی است که با مشارکت صاحب‌نظران درباره موضوعی تخصّصی و با دعوت از عموم علاقه‌مندان، از سوی معاونت پژوهش مؤسسه آموزشی و پژوهشی امام خمینی«ره» برگزار می‌شود.
ماده دو: اهداف برگزاری همایش‌ها عبارتند از:
1. زمینه‌سازی برای اسلامی‌سازی علوم انسانی و تولید علوم انسانی ـ اسلامی؛
2. ارائه مباحث و یافته‌های جدید در حوزه‌های مختلف علوم انسانی با روی‌کرد اسلامی؛
3. تبیین، نقد و اصلاح نظریات موجود در حوزه‌های مختلف علوم انسانی؛
4. تبادل دستاوردهای پژوهشی میان مؤسسه و سایر مراکز علمی؛
5. آشنایی و تعامل با پژوهش‌گران و اساتید سایر مراکز علمی؛
6. ارتقای سطح علمی اعضای هیئت علمی و پژوهش‌گران حوزوی و دانشگاهی؛
7. شناسایی پژوهش‌گران و محققان توان‌مند.
بخش دوم: شرایط برگزاری همایش
ماده سه: برگزاری همایش، بر اساس برنامه‌های پنج‌ساله گروه‌ها است که از سوی معاونت پژوهش ابلاغ شده است.
تبصره: در موارد خاص و ضروری برگزاری همایش بیش از تعداد پیش‌بینی‌شده و غیر از موضوع تعیین شده در برنامه پنج‌ساله، با تأیید معاونت پژوهش بلامانع است.
ماده چهار: تصمیم‌گیری درباره شیوه برگزاری همایش و امور جانبی (مثل میزگرد علمی، نمایشگاه کتاب و...) بر عهده مدیریت امور پژوهشی و با هماهنگی گروه مربوط است.
ماده پنج: هر همایشی دارای کمیته علمی می‌باشد و ارکان کمیته علمی عبارتند از:
1. مدیر گروه؛
2. دبیر علمی همایش؛
3 و 4. دو نفر از اعضای هیئت علمی گروه؛
5 و 6. دو نفر از صاحب‌نظران خارج از گروه؛
7. دبیر اجرایی.
تبصره 1: همه اعضای کمیته علمی با پیشنهاد شورای علمی گروه و تأیید معاونت پژوهش تعیین می‌گردند.
تبصره 2: در صورتی که همایش به صورت مشترک با سایر مراکز برگزار گردد، آن مرکز می‌تواند یک نماینده در کمیته داشته باشد.
ماده شش: وظایف کمیته علمی به شرح ذیل است:
1. تعیین موضوعات کلّی و محورهای اصلی همایش؛
2. تعیین مراکز مشارکت‌کننده در برگزاری همایش و میزان و نحوه مشارکت؛
3. تصمیم‌گیری درباره نحوه اطلاع‌رسانی؛
4. تعیین ملاک‌های پذیرش و ارزیابی مقالات؛
5. پیشنهاد زمان، نحوه برگزاری همایش و تمدید فراخوان؛
6. شناسایی و تعیین صاحب‌نظران و محققان برای سفارش مقاله؛
7. تعیین ارزیابان مقالات؛
8. تعیین سخنرانان، مصاحبه‌شوندگان، ارائه‌دهندگان مقالات و اعضای میزگرد همایش؛
9. سطح‌بندی مقالات و تعیین میزان حق‌الزحمه نویسندگان مقالات، بر اساس نرخ‌های مصوب مؤسسه؛
10. تعیین حد نصاب مقالات برای برگزاری همایش و ارائه در همایش؛
11. نظارت بر حسن اجرای برگزاری همایش و انطباق آن با اهداف مورد نظر؛
12. گزینش مقاله‌های برتر جهت معرفی آنها در همایش.
ماده هفت: وظایف دبیر علمی همایش به شرح ذیل است:
1. نظارت بر حسن انجام امور؛
2. همکاری با معاونت پژوهش و سایر مراکز شرکت‌کننده؛
3. نظارت بر روند ارزیابی مقالات؛
4. اداره جلسات کمیته علمی؛
5. ارائه گزارش از روند برگزاری همایش در جلسه افتتاحیه؛
6. جمع‌بندی نتایج و دستاوردهای همایش در مراسم اختتامیه؛
7. تأیید نهایی مقالات.
ماده هشت: وظایف دبیر اجرایی همایش به شرح ذیل است:
1. اجرای مصوبات کمیته علمی با همکاری اداره همایش‌ها؛
2. انجام مقدمات مصاحبه‌های مصوب کمیته علمی؛
3. پیگیری مراحل مختلف همایش با همکاری اداره همایش‌ها؛
تبصره: دبیر اجرایی می‌تواند در صورت نیاز و با هماهنگی معاونت پژوهش دارای یک یا دو کارپرداز اجرایی باشد.
4. تهیه گزارش نهایی عملکرد همایش و ارسال آن برای گروه و مدیریت امور پژوهشی حداکثر دو هفته پس از برگزاری همایش.
ماده نه: مقالات پذیرفته شده باید دارای ملاک‌های علمی (شکلی ـ محتوایی) تعیین شده از طرف کمیته علمی باشد؛
ماده ده: فراخوان مقالات همایش، می‌بایست حداقل 9 ماه پیش از زمان برگزاری همایش انجام شود.
ماده یازده: کلیه کارهای مربوط به مقالات اعم از تأیید، داوری و اعمال اصلاحات محتوایی و شکلی دست‌کم باید 45 روز قبل از برگزاری همایش پایان پذیرد.
ماده دوازده: شیوه‌نامه تایپ مقالات، که از سوی مدیریت امور پژوهشی ارائه می‌شود، باید در آگهی‌های تبلیغاتی فراخوان مقاله ذکر شود.
ماده سیزده: شرایط تعیین و پرداخت هزینه‌های همایش عبارتند از:
1. پیش‌بینی بودجه همایش در مدیریت امور پژوهشی با هماهنگی گروه علمی صورت گرفته، به معاونت پژوهش اعلام می‌گردد؛
2. مؤسسه برای مدعوین ویژه و صاحبان مقالات برگزیده، تسهیلات ایاب و ذهاب و اسکان و پذیرایی را فراهم خواهد کرد.
3. پرداخت حق‌الزحمه اعضای کمیته علمی، شرکت‌کنندگان در میزگرد و ارائه‌دهندگان مقاله وسخنرانان، بر اساس پیشنهاد کمیته علمی و در چارچوب نرخ‌های مصوب مؤسسه، صورت خواهد گرفت.
تبصره: به اعضای هیئت علمی و همکار علمی که در ساعت موظفی به ارائه بحث در همایش پرداخته‌اند، سی درصد حق‌الزحمه یادشده، علاوه بر حقوق موظفی او، پرداخت می‌گردد.
لازم است برای جلوگیری از هرگونه اسراف و تبذیر، پذیرایی به صورت ساده صورت گیرد و همایش با رعایت شئون اخلاقی و آداب اسلامی باشد.
ماده چهارده: کلیه فعالیت‌های اجرایی مربوط به دبیرخانه همایش توسط اداره همایش‌ها با همکاری دبیر اجرایی صورت می‌گیرد.
بخش سوم: مراحل برگزاری همایش
ماده پانزده: مراحل برگزاری همایش عبارت است از:
الف) تکمیل و ارسال برگ‌نمای برگزاری همایش از طرف گروه برگزارکننده به مدیریت امور پژوهشی؛
ب) تصویب موضوع و چارچوب همایش در هیئت رئیسه مؤسسه، و ابلاغ آن به گروه از سوی مدیریت امور پژوهشی؛
ج) اعلان فراخوان همایش و ارسال تبلیغات فراخوان مقاله به مراکز علمی توسط اداره همایش‌ها بر اساس مصوبه کمیته علمی؛
د) دریافت مقالات از نویسندگان توسط اداره همایش‌ها یا دبیرخانه همایش و تحویل آن به دبیر علمی همایش؛
ه) ارسال مقالات برای ارزیابان توسط دبیر علمی همایش و پیگیری جهت دریافت مقالات ارزیابی‌شده؛
و) برگزاری همایش در موعد مقرر؛
ز) پرداخت حق‌الزحمه اساتید شرکت‌کننده در نشست حداکثر تا دو هفته پس از برگزاری نشست.
ماده شانزده: انتشار مجموعه مقالات و گفتگوها و... مربوط به همایش منوط به تصویب در شورای سیاست‌گذاری معاونت پژوهش است.
ماده هفده: دبیر علمی موظف است حداکثر دو هفته بعد از پایان همایش چکیده‌ای از محتوای علمی همایش را در اختیار مدیریت امور پژوهشی قرار دهد.
ماده هجده: مدیریت امور پژوهشی باید از طریق توزیع برگ‌نمای نظرخواهی در بین حاضران ابعاد علمی و اجرایی همایش را مورد ارزیابی قرار دهد و نتیجه آن را حداکثر ظرف یک هفته در اختیار گروه و معاونت پژوهش قرار دهد.
این آیین‌نامه با هجده ماده و پنج تبصره در تاریخ 26/ 7/ 1388 به تصویب هیئت رئیسه رسید و از همین تاریخ لازم الاجراست.